Instructie

Deze handleiding is opgesteld voor het bevoegd gezag om in het portaal;

• Nieuwe zaken aan te maken;
• Zaken aan te vullen
• Zaken te zoeken
• Uitvoeren van een rapportage

1 Nieuwe zaak aanmaken

Klik op de “Koffer” om een nieuwe zaak aan te maken.

Daarna krijg je onderstaande scherm te zien.

• De rode velden zijn verplicht.
• Vul in bij zaakomschrijving: naam inrichting – straatnaam + huisnummer in plaatsnaam
• Witte velden zijn optioneel, indien ze aanwezig zijn vul deze in.
• Wijzig de startdatum indien de zaak officieel al eerder is gestart bij Bevoegd Gezag.

Klik vervolgens op “

“ . Zodra je daarop klikt wordt de zaak officieel aangemaakt en ga je verder met de stappen.

Onder in het scherm vind je de stappen die je moet volgen. Power Browser helpt je automatisch door deze stappen wanneer je een zaak aanmaakt. 

Uitzondering: stel je klikt op diskette, in plaats van het pijltje naar rechts, dan wordt de zaak officieel aangemaakt maar krijg je bovenstaande stappen niet. Volg hiervoor hoofdstuk 2.

Stap 1 Voeg zaakinitiator toe

Klik op 

om de zaakinitiator toe te voegen.

Je hebt nu een keuze uit: Bedrijf en Organisatie of  Persoon.

• Door te klikken op 
  
  kun je zoeken naar de zaakinitiator die eerder is opgevoerd.
• LET OP! Géén nieuwe bedrijf en organisatie aanmaken.

Zoeken naar 'Bedrijf en Organisatie'

Bij het zoeken naar een Bedrijf of Organisatie kan onderstaande zoekformulier worden gebruikt.

~ Probeer op diverse manieren te zoeken om zeker te zijn van een zoekresultaat.

• In het veld ‘Snelzoek’ kan worden gezocht door de straatnaam en nummer of de naam van de inrichting te vermelden.
• Een andere manier van zoeken is door niet het veld ‘Snelzoek’ te gebruiken, maar te zoeken op statutaire naam/ KvK nummer/ vestigingsnummer. Activeer in het veld ‘Bronnen’ de endpoints, door het veld aan te klikken en vervolgens te klikken op Intern zoeken, NHR en KvK. Zoek vervolgens naar een bedrijf of organisatie middels 
  
  . Vink vervolgens het resultaat aan en klik op 
  
  om het te koppelen aan de zaak.

Aanmaken nieuw 'persoon'

Wanneer de persoon niet in het systeem staat, moet deze worden aangemaakt. Doe dit volgens onderstaande procedure.

Klik op 

om het onderstaande te zien. Vul de rode en witte velden in en klik op  om het op te slaan.

In het onderstaande scherm is de toegevoegde zaak initiator te zien. Klik op het ‘prullenbak’ icoontje om deze te verwijderen. Klik op 

om door te gaan.

Stap 2 Voeg de 'Gemachtigden' toe

Door te klikken op het bolletje ‘Gemachtigden” of op “Volgende” verschijnt het keuzemenu om een persoon te zoeken. Door te klikken op het ‘plusje’ kan men een ‘Betrokkene’, Persoon, toevoegen als gemachtigde op de zaak. Een ‘betrokkene’ bedrijf of organisatie kan alleen gezocht worden en niet worden aangemaakt.

Door te klikken op 

verschijnt onderstaande scherm. Omdat we hier de gemachtigde toevoegen, wordt het kenmerk 'Gemachtigde' automatisch geselecteerd.

Klik op 

om het bedrijf of persoon vervolgens te zoeken of toe te voegen zoals bij stap 1 .

Stap 3 Voeg de 'Overigen' toe

Hier kunnen overige betrokkenen aan een zaak worden toegevoegd. Als er geen overige betrokkenen zijn kan doorgeklikt worden naar de volgende stap via 

.

Stap 4 Voeg de 'Contactpersonen' toe

Voeg hier de contactpersonen van de zaak toe.

Door te klikken op het  plusje kom je in het volgende scherm.

Betrokkene persoon

• Zoeken naar persoon die eerder is aangemaakt door te klikken op 
  
• Een 'nieuw' persoon aanmaken door te klikken op het  plusje.

Door te klikken op 

of het  plusje  verschijnt het onderstaande scherm. Omdat hier de contactpersoon wordt toegevoegd, wordt het kenmerk 'Contactpersoon' automatisch geselecteerd.

Na het aanmaken/zoeken van de betreffende contactpersoon koppel je deze door te klikken op 

.

Stap 5 Voeg zaakobject toe

Toevoegen van het adres met betrekking tot zaak. Klik op “het plusje” rechtsboven.

Klik vervolgens op 

om een adres te zoeken.

Daarna kom je weer in het kenmerk menu. Hier wordt het 'Adres m.b.t. zaak' automatisch geselecteerd, zoals ook in het eerdere voorbeeld.

Daarna verschijnt onderstaande scherm waar op adres gezocht kan worden. Activeer in het veld ‘Bronnen’ eerst de endpoints door het veld aan te klikken en vervolgens Intern zoeken en PDOK zoeken te selecteren.

Er kan op twee manieren worden gezocht naar een adres:

• Snelzoeken door straatnaam, nummer en plaatsnaam in te voeren. Als niks gevonden wordt, zoek op straatnaam en nummer. Indien sprake van letters of toevoegingen bij het nummer, laat dit weg in het veld ‘Snelzoek’ en zoek op straatnaam en nummer.
• Gedetailleerd zoeken is het zoeken op bijvoorbeeld huisnummer inclusief letter en of toevoeging.

Het zoekresultaat verschijnt zoals hieronder weergegeven. Vink het hokje aan en klik op “

” om te koppelen.

Stap 6 Voeg 'Medewerkers' toe

Geef uzelf als medewerker op.

LET OP! Vergeet u dit, dan wordt automatisch binnen 10 minuten gekoppeld aan dit formulier. Niet op naam van OD Twente medewerker zetten!

U kunt vervolgens klikken op het vergrootglas om te zoeken naar een medewerker.

In de lijst van kenmerken, is automatisch ‘Behandelaar’ aangevinkt, klik op pijltje rechtsboven om naar het zoekformulier te gaan.

In het formulier kan gezocht worden op naam in het veld ‘snelzoek’. Zoek uw naam op en selecteer deze

Nadat u uw naam hebt aangevinkt moet u als behandelaar aan de zaak worden gekoppeld, klik rechtsboven op het icoontje om te koppelen.

Stap 7 Zaak opslaan en documenten toevoegen

Na alle stappen te zijn doorlopen kan de zaak worden opgeslagen. Na het opslaan van de zaak krijg verschijnt het volgende scherm, waar een overzicht wordt gegeven van de ingevulde zaakgegevens:

Door te klikken op het tabblad ‘Documenten’ komt u in het volgende scherm waar u de documenten kunt toevoegen aan deze zaak.

De documenten kunnen ook hierheen worden gesleept. Nadat alle documenten aan de zaak zijn toegevoegd, kan worden geklikt op het tabblad ‘overzicht’ om terug te keren.

2 Nieuwe zaak aanvullen

Vervolg hoofdstuk 1: als de nieuwe zaak via de diskette rechtsboven bewaard wordt  

in plaats van pijltje naar rechts, verschijnt het volgende scherm:

Wanneer u niet het bovenstaande scherm krijgt wanneer u de zaak heeft opgeslagen zal er op de ‘drie-puntjes’ worden geklikt rechtsboven in. Hier krijgt u dan de optie om de ‘Cockpit’ aan te zetten, waardoor u de cockpit-view krijgt zoals links in bovenstaande afbeelding.

U kunt hier klikken op de tabbladen of in de ‘cockpit’ om de zaak aan te passen of iets toe te voegen of juist te ontkoppelen.

3 Zaken zoeken in OD Portaal

Door te klikken op “vergrootglas”

boven in de menubalk kom je in het zoekscherm. Zodra je begint te typen in het zoekveld zal Power Browser automatisch snelzoeken. Er kan ook gedetailleerd worden gezocht door te klikken op “Uitgebreid zoeken” aan de rechterkant na een zoekopdracht.

Bij ‘Uitgebreid zoeken’ verschijnt het onderstaande scherm.

Hier kan gedetailleerd gezocht worden naar een zaak, adres, persoon etc. door bijvoorbeeld alleen op één zaaktype, externe nummer of op welk veld dan ook.

Stel je zoekt op een waarde klik dan vervolgens op “

Zoeken ” dan verschijnen de zoekresultaten. Je zoekwaarde wordt ook gelijk opgeslagen, dus als je naar iets anders gaat zoeken of het snelzoek veld wilt gebruiken, klik dan eerst op “Zoekformulier leegmaken”.

4 Rapportage

In het OD Portaal worden er vier standaard rapportages beschikbaar gesteld.

• Alle zaken
• Alle klachten
• Openstaande controles
• Vergunning en Advies zaken

Alle rapportages hebben een aantal opties om te filteren.

• Zaak status
• Startdatum
• Einddatum

4.1 Rapportage als homepagina instellen

Let op: Deze wordt niet automatisch uitgevoerd.

Volgen de onderstaande stappen om dit in te stellen

• Ga naar je profiel door te klikken op jouw “initialen” linksonder in het scherm. 
  
• Selecteer in de rij van Homepagina de volgende twee velden zoals hieronder

Links: Verkenner Rechts: Rapportage

Ga vervolgens naar de “Rapportage” pagina.

Klik vervolgens op het tabblad ‘Opgeslagen’ en (indien niet uitgeklapt) klap de map ‘Mijn rapportages’ open om de vier standaard rapportages te zien. Klik vervolgens op het “Pennetje” om de rapportage die je als homepagina zou willen instellen.

Wanneer de rechterkant van de pagina geladen is kunt u rechts bovenin onder “Meer” de rapportage instellen als Homepagina

Wanneer je nu inlogt of op de Homepagina klikt komt de standaard rapportage naar voren.

Let op: om deze instellingen te bewaren moet wel op de juiste manier worden uitgelogd. Doe dit door te klikken op deurtje links onderin

4.2 Het uitvoeren van rapportages

Ga naar Homepagina om een rapportage uit te voeren. Klik hiervoor op het huisje “

”.

Aan de linkerkant opent een scherm met de reeds uitgevoerde rapportages. Deze zal in eerste instantie nog leeg zijn.

Rechterzijde opent de rapportage die je als Homepagina hebt ingesteld in 4.1 zoals hieronder. Klik op “Opgeslagen”.

Klik vervolgens op het “Pennetje” uit de vier standaard rapportages.

Vervolgens krijg je onderstaande velden te zien aan de rechterzijde. Hier kan je rapporteren op zaakstatus, startdatum vanaf, startdatum t/m, einddatum.

Indien er geen filter is ingesteld, laat het systeem alle klachten zien.

Wanneer je klaar bent met de filters of er geen ingesteld hebt kun je rechts bovenin op het pijltje

naar rechts klikken 

Geef de rapportage vervolgens een naam en tijdstip van uitvoeren. Door te klikken op klokje rechts van tijdstip kan je ervoor kiezen om rapportage gelijk te laten uitvoeren door “Nu” te klikken. Klik vervolgens op “

".

Vervolgens wordt de rapportage gedraaid op de achtergrond. Aan de linkerkant krijg je de rapportage en de status te zien. Wacht tot de status voltooid is voordat je de rapportage aanklikt. Als het klaar is kun je erop klikken en de rapportage zal aan de rechterzijde verschijnen. Je kunt de rapportage ook exporteren naar Excel of PDF.

5 Algemene tips

In de cockpit vind je informatie van de zaak dat door jullie is toegevoegd. Door te klikken op koppelingen kom je in het uitgebreide overzicht van zaak. Hier kun je verder klikken op om te kijken welke zaak initiator/ belanghebbende is gekoppeld aan de zaak. Verder kun je onder andere; Adres met betrekking tot de zaak, DMS-documenten die zijn toegevoegd aan de zaak en de zaak status bekijken. Helemaal links onderin kan in de ‘cockpit-view’ gewisseld worden tussen ‘cockpit’, ‘dossier en ‘volledigheid’ door te klikken op de tabbladen.

Door te klikken op “Documenten” krijg je het onderstaande overzicht. Documenten met de status afgehandeld zijn de stukken die gereed staan voor jullie. Om bestanden te downloaden vink je het vakje aan en klik je rechtsboven op downloaden “

".