1. Inleiding

1.1 Inleiding

Op 1 januari 2019 is de Omgevingsdienst Twente (ODT) operationeel. Voor de start van de omgevingsdienst werd er in Twente in netwerkverband gewerkt onder de naam RUD Twente.

In 2018 is een project gestart om ODT onder te brengen in het gemeentehuis van Almelo en de minimaal benodigde ICT te realiseren. Dit betreft voornamelijk de kantoorautomatisering, ICT voor ondersteunende processen waaronder financiën en personeel & Organisatie en systemen voor het primaire proces. Voor het primaire proces is een Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) applicatie inclusief een DMS en zaaksysteem onderhands aangekocht voor de periode 2018 en 2019. Deze applicatie is in 2018 in de basis neergezet en in het eerste half jaar van 2019 verder geoptimaliseerd.

Tegelijkertijd heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden voor de duurzame aanschaf van een VTH-omgeving voor de periode van 4 + 4 jaar. Hieruit is Genetics als leverancier gekomen. De aanbesteding is collectief uitgevoerd met Gemeente Almelo, Gemeenschappelijke Regeling Noaberkracht, Gemeente Hof van Twente en Gemeente Twenterand. De applicaties zijn in het derde kwartaal 2019 uitgerold voor ODT, de suite heeft de naam ODIE als interne werknaam gekregen.

In de strategie van de ICT is verder ook IGO ingezet. IGO is het Informatiesysteem Gemeenschappelijke Omgevingsdiensten, ontwikkeld door de Gelderse Omgevingsdiensten waarop inmiddels ook Omgevingsdienst IJsselland en ODT zijn aangesloten. IGO biedt een zogenaamde wasstraat voor data, als ondersteuning voor de verbetering van de datakwaliteit en een Interne en Externe geoviewer van de data in de verschillende systemen.

Als laatste is in het vierde kwartaal een Proof of Concept neergezet voor PowerBI en is PowerBI ook gekozen als duurzame oplossing voor de rapportage behoefte van ODT>

Voor de realisatie van de ICT in 2018/209 en de gemaakte keuzes tot nu toe zijn de volgende documenten van belang:

• Doelarchitectuur Omgevingsdienst Twente
• Projectstartarchitectuur VTH-Oplossing

Met de implementatie van de basisvoorzieningen en de implementatie van de nieuwe VTH-applicatie ODIE staat ODT eigenlijke pas aan het echte begin van de ontwikkeling van een passende Informatievoorziening.

1.2 Waarom een informatieplan?

Over ICT wordt vaak gemakkelijk gedacht. We zijn zo gewend geraakt aan het altijd tot onze beschikking hebben van informatie en ICT-hulpmiddelen, zoals mail op de telefoon, dat er bij medewerkers en afnemers van onze diensten hoge verwachtingen zijn op het gebied van ICT. Werkende ICT lijkt een vanzelfsprekendheid geworden en doordat iedereen te maken heeft met ICT, heeft iedereen er ook een oordeel over.

De realisatie van een ICT-voorziening is te vergelijken met het maken van een Italiaanse pizza. Van een afstand lijkt dat niet zo moeilijk. Een beetje deeg, wat saus, kaas en andere ingrediënten en even in de oven. Toch zal de gemiddelde zelfgemaakte pizza uit een normale hete lucht oven niet zo smaken als de pizza van uit een Italiaanse houtoven bij de pizzeria. Zelfs al heb je een houtgestookte oven dan nog zal de eerste pizza ver weg liggen van de pizzeria. Het geheim van een goede pizza zit hem namelijk in het op orde hebben van alle facetten, waaronder het deeg, de saus, de hoeveelheid ingrediënten en de temperatuur van de oven en de vloer. Uiteindelijk zullen de meeste mensen ervoor kiezen, als ze een echte pizza willen deze af te nemen van de pizzeria of genoegen te nemen met een afbakpizza van een andere kwaliteit. In ieder geval zal de gemiddelde thuisbakker niet (willen) toetreden tot de associatie van Napolitaanse pizzamakers .

Met ICT is het net zo, zeker met overheids-ICT. De overheid legt zichzelf diverse regels op qua ICT, waaraan voldaan moet worden. We kennen als overheid een vastgestelde architectuur (NORA ) waaraan we ook als ODT moeten voldoen. Met alle eisen die we als overheid kennen, wordt het ook gelijk complexer. In de metafoor gesproken moet elke pizza die we maken voldoen aan het keurmerk van de Napolitaanse associatie. Dit terwijl de beschikbare (financiële) middelen en wellicht ook de verwachtingen niet verder gaan dat de gemiddelde afbakpizza van de supermarkt.

Met andere woorden de complexiteit van de ICT voor een omgevingsdienst is hoog, de verwachtingen zijn hoog, de middelen zijn beperkt en beschikbare menskracht en kennis is beperkt. Daarbij komt ook dat veel ICT-projecten mislukken, te veel geld kosten of te laat opgeleverd worden.

Ook hier gaat de vergelijking weer op met de pizza’s. We hebben beperkt budget voor 25 pizza’s, maar 100 hongerige gasten. De pizza’s moeten van pizzeria kwaliteit zijn. We hebben beperkte tijd om ze te maken, geen ervaren pizzabakkers, geen goede oven, maar veel mensen die denken het wel “even” te kunnen. Garantie voor 12 zwartgeblakerde pizza’s, ruzie en ontevreden klanten?

Kortom, het vraagt om een plan. Wie zetten we in op welk onderdeel van het maken van de pizza? Welke ingrediënten kopen we in? Welke oven gebruiken we? Hoe lang laten we het deeg rijzen? Leiden we ook mensen op om de volgende dag weer 100 gasten te kunnen ontvangen? Serveren we de eerste keer afbakpizza’s en gaan we groeien?

Relevante vragen, waar iedereen wel een eigen mening over heeft. Hoe moeilijk kan een pizza zijn, toch?

Dit informatieplan moet richting geven aan de ontwikkeling van de ICT in de komende jaren.

1.3 Doelstellingen Omgevingsdienst Twente

In het bedrijfsplan zijn de volgende doelstellingen bepaald:

• De OD Twente is een gezamenlijke zelfstandige uitvoeringsorganisatie van de Twentse gemeenten en de provincie Overijssel, heeft een eigen identiteit, waarvan medewerkers worden gezien als directe collega’s.
• De gemeenten en provincie hebben een eenduidige lijn t.a.v. de kwaliteit op ten minste de taken die voor alle deelnemers uitgevoerd worden. Daarnaast levert de dienst aantoonbaar meer kwaliteit dan de som van de huidige organisaties samen.
• De OD Twente moet na twee jaar (dus ingaande vanaf het derde jaar) een efficiencyverbetering kunnen overleggen ten aanzien van de startsituatie. Dat wil zeggen het leveren van dezelfde productie tegen lagere kosten of het leveren van meer productie tegen gelijkblijvende kosten.

1.4 Ambities Omgevingsdienst Twente

In het bedrijfsplan worden de volgende ambities beschreven:

• Door bundeling van menskracht en gerichte sturing: meer kwaliteit, slagkracht en continuïteit te realiseren in de uitvoering van de betreffende taken
• Meer professionele taakuitvoering in de richting van burgers en bedrijven
• Meer innovatie in de uitvoering op basis van inhoud (o.a. risicogericht toezicht) en techniek (o.a. ICT-ondersteuning)
• Meer specifieke deskundigheid te genereren op branches en thema’s
• Meer actief te kunnen inspelen op ontwikkelingen zoals de komst van de nieuwe Omgevingswet en de implementatie van nieuwe Amvb’s

1.5 Trends en ontwikkelingen

Diverse trends en ontwikkelingen zijn relevant voor de omgevingsdienst Twente.

1.5.1 Invoering van de omgevingswet en Digitaal Stelsel Omgevingswet

De Omgevingswet zal in 2021 van kracht worden en wordt door het kabinet wel de grootste wetgevingsoperatie genoemd sinds de Grondwet van Thorbecke. In het kielzog van de invoering van de Omgevingswet werkt de overheid aan een nieuw Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), dat beoogt de informatiepositie van alle partijen (overheden, initiatiefnemers, andere belanghebbenden) te verbeteren, onder meer door een steeds integraler beeld van de regels voor en gebruiksruimte binnen de fysieke leefomgeving te presenteren en gebruikers zo maximaal te ondersteunen bij het bepalen welke initiatieven op welke plaatsen mogelijk zijn.

Voor het nieuwe omgevingsrecht dat met de Omgevingswet van kracht wordt, zijn vier verbeterdoelen geformuleerd:

1. De inzichtelijkheid, de voorspelbaarheid en het gebruiksgemak van het omgevingsrecht vergroten.
2. De fysieke leefomgeving samenhangend benaderen.
3. De bestuurlijke afwegingsruimte voor de fysieke leefomgeving vergroten.
4. De besluitvorming over projecten in de fysieke leefomgeving versnellen en verbeteren.

In de uitwerking van de Omgevingswet leiden deze verbeterdoelen onder meer tot de volgende veranderingen voor provincie, gemeenten en de omgevingsdienst in Twente:

• de gemeente is bevoegd gezag, tenzij...
• een beslissing wordt genomen in 8 weken, tenzij...
• de initiatiefnemer heeft te maken met één overheidsorganisatie (doorgaans de

gemeente), tenzij...

Let wel: dit betekent geenszins dat de gemeente ‘overal over gaat’. De gemeente is weliswaar in nog meer gevallen ‘bevoegd gezag’, maar de verantwoordelijkheden blijven onder de Omgevingswet grotendeels hetzelfde verdeeld als onder de vigerende Wabo-wetgeving. De provincie gaat dus nog steeds over ‘natuur’ en ingewikkelde milieuactiviteiten, Rijkswaterstaat en waterschappen nog steeds over ‘water’, et cetera. De gemeente - of de omgevingsdienst die in opdracht van de gemeente de taak uitvoert - zal medeoverheden daarom vaker om advies en eventueel instemming moeten vragen en die betrekken in de besluitvorming over een initiatief. Intensievere samenwerking tussen overheidsorganisaties in een korter tijdsbestek; dàt is de opgave die de Omgevingswet met zich meebrengt.

1.5.2 Digitaal 2017 en Dienstverlening 2020

In het regeerakkoord van 2012 “Bruggen slaan” worden taken van het Rijk naar de gemeente overgedragen. Doordat de omgevingsdienst namens de gemeente en de provincie opereren heeft dit ook impact op de omgevingsdienst. In de visie van Digitaal 2017 en Dienstverlening 2020 zijn doelstellingen genoemd die van belang zijn voor de omgevingsdienst. Doordat de meeste Twentse bevoegde gezagen de “loketfunctie” als haar taak ziet, vraagt dit om een goede integratie van de dienstverlening van de bevoegde gezagen en de omgevingsdienst. De uitgangspunten zijn:

• Alle voor burgers en bedrijven relevante informatie worden digitaal beschikbaar gesteld;
• Burgers en bedrijven kunnen alle (aan)vragen digitaal versturen en alle berichten digitaal ontvangen;
• De digitale diensten moeten gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn. Het dienstverleningsproces is vanuit de logica van de klant ingericht;
• Burgers en bedrijven krijgen inzage- en correctierecht. Zo kunnen ze eenvoudig zien welke gegevens over hen zijn vastgelegd en aan wie deze worden verstrekt. Daarnaast moeten zij de mogelijkheid hebben om fouten te (laten) corrigeren. Het achterliggende doel hiervan is dat burger en bedrijven zelf de regie voeren over hun zaken;
• Het elektronisch contact moet goed beveiligd zijn;
• Gemeenten maken hierbij gebruik van landelijke voorzieningen zoals MijnOverheid en de landelijke basisregistraties.

1.5.3 Digitale agenda 2020, VNG realisatie en Generieke Digitale Infrastructuur

Gemeenten hebben de afgelopen jaren een beweging in gang gezet die de kracht en de kwaliteit van het lokaal bestuur in de informatiesamenleving vergroten. Het programma Digitale Agenda 2020 maakt hun ambities helder.

In het programma zijn resultaten behaald die gemeenten helpen om die ambities te realiseren. Resultaten die duidelijk maken dat samenwerken loont, en de drie ambities van de Digitale Agenda 2020 dichter bij brengen: open en transparant in de participatiesamenleving, werken als één efficiënte overheid, massaal digitaal, maatwerk lokaal.

De digitale agenda 2020 is samengevoegd met de VNG realisatie website en geeft veel informatie over de verschillende trajecten die lopen, om de benoemde ambities te realiseren. Diverse onderwerpen op deze agenda zijn ook relevant voor de omgevingsdienst. Zoals de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur en de Generieke Digitale Infrastructuur, waarin producten, standaarden en voorzieningen worden gedefinieerd en gecreëerd.

Op de website wordt een actueel overzicht bij gehouden over de ontwikkeling en het advies voor gebruik van deze producten. Als uitvoeringsorganisatie van een bevoegd gezag kan de omgevingsdienst hier ook mee te maken krijgen.

1.5.4 Kwaliteit van informatie

Fake news en het constant online kunnen zijn van burgers en bedrijven zorgen voor een toenemende behoefte in betrouwbare en kwalitatieve informatie. De informatie die gecreëerd wordt door de omgevingsdienst dient daarom van een hoge kwaliteit te zijn en online beschikbaar voor burgers en bedrijven. Of dit nu direct via de omgevingsdienst of via de bevoegde gezagen gaat is minder relevant. De data dient juist en beschikbaar te zijn.

1.5.5 Samenwerken en ketens

Met kreten als “samenwerken loont” is samenwerkingen tussen overheden steeds zichtbaarder. De omgevingsdienst vormt samen met haar bevoegde gezag al een keten, maar die keten zal met de Omgevingswet alleen maar groter worden. De omgevingsdienst staat niet op zichzelf en maakt onderdeel uit van ketens. Het samenwerken in ketens is niet specifiek voor de Omgevingswet, maar is steeds meer zichtbaar in de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het sociale domein of de zorg. Samenwerking is daarmee een algemene ontwikkeling die er steeds vaker toe zal leiden dat organisatiegrenzen vervagen en er ondersteuning nodig is in ketenverband.

1.5.6 Regievoering

Meer en meer gemeenten veranderen van uitvoerder in regievoerder. Van het uitvoeren van taken naar het uitzetten en bewaken van taken. De omgevingsdienst heeft hier ook mee te maken. In de informatiearchitectuur kennen we het principe: mandaat volgt regie. Dit wil zeggen dat daar waar de regie van een zaak ligt, ook het mandaat ligt. Voor de samenwerking met de bevoegde gezagen is dat uitgelegd als: daar waar het zwaartepunt van de uitvoering ligt, wordt ook de regie gevoerd en het besluit genomen.

Voor ODT houdt dit in dat zij de ene keer alleen uitvoerend is, de andere keer ook regisseert. In beide gevallen dient er echter goed verantwoord te worden en is er informatie nodig om de voortgang en efficiëntie te volgen.

1.5.7 AVG, informatiebeveiliging en privacy

In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in gegaan. De AVG is in veel organisatie gebruikt om scherp te kijken naar de rol van informatiebeveiliging en het borgen van de privacy. Mede door de dreiging van hoge boetes zijn informatiebeveiliging en privacy duidelijk op de kaart gezet. Bij elke realisatie van ICT-voorzieningen moet er goed gekeken worden naar deze aspecten. Het is veel prominenter aanwezig dan voorheen.

1.5.8 Transparantie

Transparantie is niet alleen een onderwerp in het zichtbaar maken van de uitvoering van de taken voor de bevoegde gezagen. In de samenleving en bij overheden speelt meer en meer de verwachting dat de overheid transparant moet zijn.

1.5.9 Informatie op de kaart

De overheid kent het principe “enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik” en heeft daarom diverse basisregistraties gecreëerd. Het combineren van deze informatie op een kaart is een trend die duidelijk zichtbaar is. Het geeft visueel inzicht in verschillende omgevingen.

1.5.10 Technische ontwikkelingen

Websites worden tegenwoordig met de “mobile-first” gedachte ontworpen. Dit principe gaat ervan uit dat de meeste gebruikers tegenwoordig hun telefoon gebruiken voor het raadplegen van informatie. Vrijwel iedereen heeft internet op zijn telefoon, gebruikt daarop dagelijks sociale media, deelt informatie via zijn telefoon en ziet zijn telefoon als zijn of haar belangrijkste hulpmiddel.

Dit geeft richting aan hoe informatie aan burgers en bedrijven beschikbaar gesteld kan worden.

Voor medewerkers geldt dat zij gewend zijn om hun eigen informatievoorziening te organiseren. Met een brede keuze aan (gratis) apps en devices ontstaat ook meer en meer de persoonlijke voorkeur voor middelen op de werkplek. Dit geeft richting aan hoe de werkplek aangeboden wordt aan de medewerker.

1.5.11 Internet of Things

Internet of Things is een term die de laatste tijd veel in opkomst is. Eigenlijk gaat het hier om het aansluiten van (slimme) apparaten op het internet, waardoor het mogelijk is om allerlei informatie tot je te laten komen, of op afstand apparaten te bedienen. In de toekomst zal hier meer en meer gebruik van worden gemaakt.

Denk hierbij aan slimme energiemeters, openbare prullenbakken die melden als ze vol zijn en luchtmeters die vervuiling registreren en melden.

Voor omgevingsdiensten zijn interessante toepassingen denkbaar die assisteren in de toezichttaak.

1.6 Negenvlaksmodel

Het is gebruikelijk om de informatievoorziening vanuit een negenvlaksmodel te bekijken. Zodat elk onderdeel van de informatievoorziening kan aansluiten bij de verschillende niveaus en de brug kan slaan tussen de processen en de “harde” ICT.

In de opzet van de omgevingsdienst is ook een harde grens getrokken tussen Informatievoorziening en de daadwerkelijke ICT-diensten. Informatiemanagement wordt door de omgevingsdienst zelf gedaan, de realisatie en het beheer van de ICT wordt ingekocht.

De informatievoorziening zal daarmee altijd de brug zijn tussen de bedrijfsvoering en de ICT.

De informatievoorziening is verantwoordelijk voor het invullen van de behoefte in de processen en de sturing op de processen, nu en in de toekomst. De informatievoorziening moet aansluiten bij wat nu nodig is en ook in de komende jaren passend is. Dit vraagt om een strategie en een visie die vervolgens over meerdere jaren wordt gepland. Niet alleen in tijd maar ook in (financiële) middelen.

1.7 Ontwerp- en verbetercirkel

Onderstaande afbeelding geeft visueel de samenhang in processen weer, waarmee Omgevingsdienst Twente integraal werkt op alle aspecten van de verbetering van de informatievoorziening.

Voor het uitvoeren van taken wordt een procesontwerp gemaakt. Hierbij werken we zaakgericht en leggen we de procesafspraken vast in zaaktypes en werkinstructies (per product). Bij ontwerp van het proces wordt direct nagedacht over welke sturing er op het proces nodig is, resulterende in KPI’s en welke rapportage je dan nodig hebt om inzicht om te kunnen sturen. Dit is zowel de processturing als sturing op de doelen een product. (Toezicht als onderdeel van een bestuurlijk programma). Dit leidt tot rapportage definities.

Om rapportage te kunnen maken, over zowel de sturing op proces als de inhoud moet je duidelijk hebben welke informatie in het proces opgeslagen moet worden. Dit leidt tot vastlegging van welke data opgeslagen moet kunnen worden in het bronsysteem (formulieren/schermen in powerbrowser) en waar informatie uitgewisseld moet worden (welke data gaat naar het rapportagesysteem).

Dit geheel geeft weer extra informatie voor het ontwerp van het proces. Hierdoor ontstaat een cirkel van ontwerp. Op elk van de vlakken is daarna implementatie nodig om het proces te kunnen ondersteunen in de systemen.

De data die we vastleggen in de processen (in PowerBrowser) wordt aangeboden aan de wasstraat. De wasstraat geeft informatie over de kwaliteit van de data. Dit leidt tot acties om in PowerBrowser de data te verbeteren. Vaak voorkomende fouten in de datakwaliteit, leiden weer tot inzichten op het proces te verbeteren. Minder fouten leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering.

Als een aspect van een proces geoptimaliseerd wordt, ontstaat vaak nieuwe informatiebehoefte over de uitvoering van een zaak. Er ontstaan nieuwe KPI’s, die weer leiden tot nieuwe rapportage behoeftes.

Daarnaast leidt hoge datakwaliteit ook weer tot nieuwe wensen om extra informatie te gaan vastleggen. Als eenmaal een basisbehoefte aan informatie is ingevuld, ontstaat vanzelf de wens voor nieuwe details. Deze dienen dan ook weer gedefinieerd te worden, geborgd in het proces en geborgd in sturing en rapportage.

Nieuwe objecttypes of nieuwe velden die vastgelegd worden, kunnen worden opgenomen in de kernregistratie als meer partijen die behoefte voelen. Juist door discussie over opnemen in de kernregistratie voorkom je onnodige kosten en inspanningen. Dit is ook het hele idee achter de ontwikkeling van standaarden in de overheid.

Bij de uitvoering van de programma's en de projecten waaruit die programma's bestaan wordt gewerkt met deze filosofie. Er wordt een initiëel ontwerp gemaakt en een implementatie waarna het geïmplementeerde informatieobject in de beheerorganisatie wordt geborgd. De professionalisering van de (ICT) organisatie bestaat voor het groot deel in het creëren van een circulair proces (de ademhaling van de ICT en Proces organisatie) die als output releases heeft aan de beheerde objecten.

2 Informatiestrategie

2.1 Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de informatiestrategie voor Omgevingsdienst Twente en is afgeleid van het bedrijfsplan, inrichtingsplan, overheids- en technologische trends en ontwikkelingen.

Hiervoor zijn een vijftal Programma Ambities gedefinieerd. Deze geven richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening:

• Klaar zijn voor de omgevingswet
• Groeien naar een volwassen ICT
• Riscogericht digitaal werken en sturen
• Sturen op accurate managementinformatie
• Beschikken over integraal inzicht op een locatie

Deze ambities worden in de volgende paragrafen verder uitgewerkt

2.2 Klaar zijn voor de omgevingswet

2.2.1 Doelstelling

Door gebruik te maken van kennis in het land en lopende initiatieven in de voorbereiding op de komst van de omgevingswet zorgen dat Omgevingsdienst Twente tijdig ingericht is voor de uitvoering van de Omgevingswet, inclusief het aansluiten op benodigde informatievoorzieningen zoals het Digitaal Stelsel Omgevingswet

2.2.2 Resultaten

De volgende resultaten worden beoogd:

• ODT voert de in de Omgevingswet vastgelegde Zaaktype Catalogus voor het uitvoeren van haar taken.
• ODT beschikt over accurate wet- en voorschriftteksten voor de uitvoering van de taken.
• ODT is aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet
• ODT maakt hierbij gebruik van geldende overheidsstandaarden en architecturen (zoals StUF Standaarden, NORA en GEMMA), de overheidssoftware catalogus, gezamenlijke ICT inkoopvoorwaarden en convenanten met leveranciers ten behoeve van standaardisatie.
• ODT maakt gebruik van landelijke voorzieningen
• ODT is in staat om in ketenverband samen te werken met haar opdrachtgevers en ketenpartners

2.2.3 Verantwoordelijke manager

De teamleider Advies is verantwoordelijk voor dit programma.

2.2.4 Projecten

Voor de realisatie van dit programma is een programmamanager benoemd: Sebastiaan Olsman.

De programmamanager is integraal verantwoordelijk voor alle doelstellingen binnen het programma klaar zijn voor de omgevingswet. Hiervoor wordt/is een apart programmaplan beschreven waarin ook de raakvlakken met ICT zijn beschreven zoals het aansluiten op het DSO.

2.3 Groeien naar een volwassen ICT

2.3.1 Doelstelling

Het realiseren van een doelgericht ICT-landschap wat kosteneffectief en stabiel is, gebaseerd op overheidsstandaarden.

2.3.2 Resultaten

De volgende resultaten worden beoogd:

• ODT voert haar (primaire) processen volledig digitaal uit
• ODT voldoet voor haar (primaire) processen aan de archiefwet
• ODT voert een professioneel gegevens- en documentbeheer
• ODT heeft een ingebed terugkerend proces voor het verbeteren van de gegevenskwaliteit
• ODT heeft haar processen beschreven
• ODT heeft voor haar partners een ketenportaal beschikbaar waarin de uitwisseling van zaken, documenten, gegevens en verantwoording beschikbaar is.
• ODT heeft een duidelijke set van sjablonen, wetteksten en voorschriften voor het primair proces en kan deze gemakkelijk onderhouden
• ODT heeft een portfolio van in gebruik zijnde applicaties en voert hierover portfoliomanagement
• ODT heeft duidelijk beschreven Informatiemanagement processen
• ODT heeft een duurzame personele borging op de informatiemanagement processen
• ODT heeft haar ICT zoveel mogelijk in de Cloud geborgd bij een beperkt aantal leveranciers
• • Almelo (met onderaannemers) voor de basis kantoorautomatisering, Office 365 en Azure voorzieningen
  • Leverancier VTH voor het zaakregister, Document Management Systeem, benodigde koppelingen met de landelijke voorzieningen (Via Centraal aansluitpunt) en VTH-applicatie
  • IGO voor geo-voorzieningen en de wasstraat van gegevens

2.3.3 Verantwoordelijke manager

De teamleider Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor dit programma.

2.3.4 Projecten

De volgende projecten worden in de komende vier jaar voorzien:

Processen beschrijven:

Doel van het project is om alle (primaire) processen te beschrijven in de WIKI en tegelijkertijd een vergelijk te maken tussen de geïmplementeerde processen en workflows in ODIE en de gewenste processen en workflows in ODIE. Hiermee wordt een proces ingesleten waarmee het beheer van processen in de WIKI en in ODIE helder worden. Daarnaast levert het input voor het formaliseren van de rol van Key-user in relatie tot Functioneel Beheer en de Kwaliteitsmanager.

Tijdens het beschrijven van de processen komen ook wensen naar voren, waarmee het changeproces gevoed kan gaan worden en er gekeken kan worden naar de vulling van de komende releases. Kleine wijzigingen kunnen zelfstandig doorgevoerd worden. Grotere wijzigingen moeten ingepland worden en ook getoetst worden met de andere deelnemers aan de aanbesteding

Betrokken rollen: Functioneel Beheer, Kwaliteitsmanager en Kwaliteitsmedewerkers Status: Beland in de onderhoudsfase

Releasematig werken aan ODIE

Releases van ODIE vinden in samenspraak met de andere deelnemers in de aanbesteding plaats Hiervoor dienen eerst beheer afspraken gemaakt te worden met de andere partijen en moet er met Genetics gesproken worden over de inhoud van de volgende release.

Een aantal zaken is in de projectfase doorgeschoven naar Release 2, daarnaast zijn er diverse bevindingen voortgekomen uit het beschrijven van de processen en het gebruik van ODIE na de livegang. Vanuit het project Rapportage in PowerBI zullen er ook diverse exports gemaakt moeten gaan worden. Dit zal ook in release 2 gerealiseerd moeten worden.

Release 2 zal naast de implementatie van nieuwe functionaliteit ook gebruikt moeten worden om de organisatie te leren releasematig te werken. Dat wil zeggen dat de wensenketen van key-users, management en functioneel beheer moet leiden tot releases. Wensen moeten georganiseerd worden en middels prioriteiten toegekend worden aan releases.

Elke release zal daarna voorzien moeten worden van impact en budget.

Betrokken rollen: Functioneel Beheer, Informatiemanager, Kwaliteitsmanager, Key-Users, Management Wanneer: 4 Releases per jaar Status: Professionalisering binnen de organisatie en de samenwerking in de aanbesteding Afhankelijkheden:

• • Duidelijke beheerafspraken met de andere deelnemers in de aanbesteding
  • Interne beheerafspraken, rollen en verantwoordelijkheden
  • Afspraken met Genetics
  • Voortgang DSO

Onderwerpen voor Releases:

• Aansluiten op DSO
• Verbeteren van de workflows
• Verbeteren van de sjablonen (zie documentgenerator)
• Ondersteunen van datakwaliteit en invoerprotocollen
• Wetswijzigingen
• Rapportagewensen
• Recordmanagement

Doorontwikkeling 360 Omgeving (Wiki)

De 360 Omgeving is het kennismanagementsysteem van ODT. De doorontwikkeling van de omgeving en vooral ook het maken en bijhouden van content zal een continu proces zijn, waarbij wensen kenbaar gemaakt moeten worden aan de leverancier voor nieuw vast te leggen onderwerpen. Deze wensen dienen door de leverancier gerealiseerd te worden.

In WIKI kent twee soorten informatie:

• Gestructureerde data: Data volgens een afgesproken definitie (zoals de ZTC en PDC. Invoer kan alleen in vastgestelde velden
• Ongestructureerde data: Data zonder definitie, dit wordt in de WIKI als pagina’s opgeslagen. Aan pagina’s kunnen ook documenten worden gekoppeld.

Wensen voor gestructureerde data zal door de leverancier gefaciliteerd moeten worden.

De volgende onderwerpen worden in ieder geval voorzien:

• • Vastleggen van Datasets (Welke informatie leggen we vast en waarom)
  • Vastleggen van Privacy Procedures
  • Vastleggen van DVO’s, mandaten en jaarplannen voor de deelnemers
  • Vastleggen van systemen binnen ODT.
  • Vastleggen van Rapportages
  • Koppelingen leggen tussen werkinstructies en gestructureerde data in WIKI. (Relatie leggen tussen gestructureerde en ongestructureerde data)
  • Jaarlijks vastleggen van de PDC voor het komende jaar
  • Continu vastleggen van werkinstructies
  • Vastleggen van de Informatievoorziening
  • Vastleggen van de informatiebeheer processen
  • Vastleggen van een zaaktype catalogus voor interne processen

Betrokken rollen: Kwaliteitsmanager, Informatiemanager, Functioneel Beheer, Kwaliteitsmedewerkers. Status: In de contentcreatie fase en beheer van content

Implementatie kwaliteitssysteem recordmanagement/Archief

ODT zal voor haar eigen archiefbehoefte en voor de bevoegde gezagen waarvoor zij mogelijk het archief gaat beheren een kwaliteitssysteem moeten implementeren. In dit kwaliteitssysteem worden alle afspraken vastgelegd rondom de archieftaken die er zijn, zoals het uitvoeren van het recordmanagement in ODIE.

Hiervoor is in 2019 een start gemaakt, met het beschrijven van een kwaliteitssysteem. In 2020 zal dit ook daadwerkelijk geïmplementeerd moeten worden.

Ook zal gekeken moeten worden naar wie (welke rol) de taken moet gaan uitvoeren en hoe deze (financieel) geborgd worden in de organisatie.

Wanneer: Uiterlijk 2021 Gereed Status: Te starten

Keuze en implementatie documentgenerator

ODIE heeft geen echte documentgenaratie mogelijkheden in de applicatie. Er wordt gewerkt met Word-sjablonen en een macro om data uit te wisselen tussen sjablonen en de applicatie. ODIE is echter in staat om middels een standaard (StuF) formaat data uit te wisselen met een document generator. Bij de andere deelnemers in de aanbesteding is inmiddels een documentgenerator geïmplementeerd en kan op basis van deze ervaring een advies (keuze op basis van business case) gemaakt worden voor ODT.

Afhankelijk van de keuze om al dan niet een document generator aan te schaffen zal een implementatie hiervan komen, dan wel direct doorontwikkeld worden aan de sjablonen in ODIE zelf.

Wanneer:

• Januari 2020 business case en advies (afgerond, leverancier is Xential)
• 2020 1e kwartaal implementatie documentgenerator en eerste sjablonen set (afgerond)
• Daarna als onderdeel van ODIE releases implementeren

Betrokken rollen: Informatiemanager, functioneel beheer, kwaliteitsmedewerkers, key-users. Status:Inmiddels maandelijkse releases Keuze en implementatie financiële en HRM ondersteuning

Tot en met januari 2022 maakte de ODT gebruik van de financiële en HRM pakketten van Gemeente Almelo, waaronder Visma RAET / Yo