Informatiebeheer

Informatiebeheer

In deze folder gaan we de processen beschrijven die van toepassing zijn op het informatiebeheer binnen Omgevingsdienst Twente. Hiervoor zijn landelijke richtlijnen en wetgeving van toepassing, zoals de BIO. Daarnaast worden er technieken gebruikt als Scrum /Agile en staat het BiSL Framework centraal.

Voor systeem-specifieke werkinstructies of instructies die vertrouwelijk zijn, wordt verwezen naar werkinstructies in het gesloten gedeelte. De processen en algemene werkafspraken zijn publiekelijk toegankelijk. Mede omdat Omgevingsdienst Twente samenwerkt met anderen in verschillende samenwerkingsverbanden.

Wat is informatiebeheer?

Informatie kan worden gezien als het hoofdproduct van ODT. De Dienst levert in naam van de opdrachtgevers (de bevoegde gezagen, BG’s) producten en diensten op het gebied van de omgevingswet. Hierbij leveren de burgers en bedrijven informatie aan, die door het bevoegd gezag wordt aangevuld en bij ODT ingediend als te behandelen zaak. De Dienst verrijkt de aanvraag met informatie die ze samenstelt op basis van de taken die ze uitvoert. De verrijkte informatie is in wezen het product van de Dienst, naast de besluiten die genomen worden in de zaak.

Om de kwaliteit van de verrijkte informatie te borgen is het nodig om normen te stellen voor die kwaliteit, acties te bepalen en de middelen te reserveren waarmee die kwaliteit kan worden bereikt en die acties uit te voeren en te bewaken. Dat geldt niet alleen voor de domeinspecifieke taken, maar ook voor de vastlegging en verwerking van informatie. 

Onder de term informatiebeheer (IB) wordt verstaan de zorg voor het verzamelen, vastleggen, gebruiken en verstrekken van informatie en voor het exploiteren van een informatiesysteem. Anders bezien - het beheer van informatievoorziening  houdt zich bezig met dit borgen van kwaliteit van informatie, zowel voor wat betreft inhoud (wat IS de informatie, waar is het vastgelegd?) als proces (hoe is de informatie verkregen, hoe kan ik erbij?). Met andere woorden - het beheer van informatievoorziening gaat over ondersteunende middelen in het primair proces.

Best Practises voor informatiebeheer

In de bijlagen wordt aan de hand van een tweetal samenhangende modellen beargumenteerd dat binnen professioneel informatiebeheer 3 niveaus van processen te onderkennen zijn:

1. Processen op uitvoerend niveau houden zich bezig met de dagelijkse ondersteuning van het bedrijfsproces.
2. Processen op sturend niveau stellen kaders en randvoorwaarden aan het informatiebeheer.
3. De processen op het richtinggevende niveau zorgen dat bedrijfsproces en informatievoorziening ook op de langere termijn op elkaar blijven aansluiten.

Daarnaast is het van belang de borging van en verantwoording over informatiebeheer goed te beleggen. Dit is nodig om de kosten van de informatievoorziening te kunnen rechtvaardigen, maar ook om in samenhang te kunnen besluiten over door IT gedreven keuzes die leiden tot consequenties binnen het bedrijfsproces.

Waarom informatiebeheer?

Professioneel informatiebeheer zorgt voor een goede afstemming tussen de behoefte van het bedrijfsproces en de IT, die dat bedrijfsproces ondersteunt. De ervaring leert dat het beperkt invullen van informatiebeheer een aantal ongewenste consequenties kan hebben:

• Het komt vaak voor dat een gekozen IT-oplossing niet of onvoldoende kan “meebewegen” met de veranderende behoefte van het bedrijfsproces. Daardoor ontstaat de noodzaak tot het aanleggen van “noodverbanden” in de bedrijfsprocessen, die vaak ten koste gaan van zowel kwaliteit van het product als de kosten ervan.
• Het gebeurt ook dat dergelijke vraagstukken worden opgelost door noodverbanden in de IT-oplossing. Dit leidt vrijwel altijd tot steeds moeizamer onderhoud, hetgeen weer leidt tot hogere kosten.
• Met de toename van het gebruik van SaaS oplossingen, verschuift de focus van onderwerpen die voorheen vooral als technisch werden gezien, naar een meer bedrijfsmatige. Een voorbeeld van zo’n onderwerp is informatiebeveiliging.