2. Context en Richting

2.1Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstellingen van ODT en vertaald deze naar de uitgangspunten die gehanteerd worden in de doelarchitectuur en de basis vormen voor alle uitwerkingen van informatievoorzieningen. Alle oplossingen moeten voldoen aan de uitgangspunten en bijdragen aan de doelstellingen van de omgevingsdienst.

2.2 Context

De doelstellingen van de omgevingsdienst zijn (zie referentie [1] ):

• De omgevingsdienst zorgt ervoor dat de taakuitvoering gaat voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen, onder voorwaarde dat zij daarvoor de opdracht en de financiële middelen krijgt. 
• De omgevingsdienst zorgt voor een goede afstemming/samenwerking met partijen. 
• De omgevingsdienst zorgt voor een zo eenduidig mogelijke taakuitvoering in de gehele regio, met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties. 
• De omgevingsdienst werkt vanuit een eenduidige lijn ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering van minimaal de basistaken voor zowel de gemeentes als de provincie.
• De omgevingsdienst werkt vanuit een normering (Twentse norm) voor de uitvoering van de taken. De norm wordt in de eerste twee jaar na oprichting samengesteld.
• De omgevingsdienst zorgt er voor dat de taakuitvoering beduidend efficiënter gaat plaatsvinden dan de som van de huidige taakuitvoering met 4% over een periode van 4 jaar. 
• De omgevingsdienst richt zich op uitvoering en niet op beleid.
• De omgevingsdienst zorgt voor een innovatie in de uitvoering op basis van inhoud (o.a. risicogericht toezicht) en techniek (o.a. ICT-ondersteuning). 
• De omgevingsdienst zorg er voor dat specifieke expertise voor thema’s en branches, wordt geborgd en waar mogelijk verder wordt uitgebouwd. 
• De omgevingsdienst bereidt zich actief voor op de nieuwe omgevingswe t en de implementatie van de nieuwe AMvB's .

2.3 Kaders, richtlijnen en standaarden

2.3.1 Vaststelling

De doelarchitectuur is initieel opgesteld door de werkgroep ICT bij de oprichting van Omgevingsdienst Twente. De doelarchitectuur is vervolgens als onderdeel van het bedrijfsplan bestuurlijk vastgesteld als uitgangspunt. Een aantal elementen in de doelarchitectuur zijn inmiddels gewijzigd. De huidige procedure voor vaststelling is in het Management Team van Omgevingsdienst Twente, waarbij uitgangspunten afgeleid worden van bestuurlijke besluiten in het dagelijks bestuur of algemeen bestuur van de Omgevingsdienst.

2.3.2 Uitgangspunten

De volgende uitgangspunten zijn vastgesteld. De uitgangspunten zijn de basis voor de uitwerking voor de architectuur en dienen als toetsing voor de ontwikkelingen.

|Uitgangspunten

2.3.3 Oplossingsrichtingen

In essentie kent de omgevingsdienst een aantal bouwstenen binnen de architectuur:

• Kantoorautomatisering die voorziet in een digitale werkplek en Office-functionaliteit
• Een VTH-Oplossing inclusief Archiefwaardig DMS
• Ondersteuning voor de financiële- en HRM-processen, hieronder valt ook tijdschrijven
• Een integrale rapportageomgeving (Datawarehouse en reporting)
• Een voor partners en medewerkers beschikbare GEO-viewer waarmee opgebouwde kwalitatieve informatie over locaties en zaken onafhankelijk van de VTH-oplossing geraadpleegd kunnen worden. Deze voorziening is inclusief een methode om de opgebouwde data kwalitatief (syntactisch en inhoudelijk via kruisvergelijkingen met andere bronnen) te toetsen
• Een ketenportaal voor uitwisseling van zaakinformatie en documenten met Opdrachtgevers en overige ketenpartners
• Overige middelen

Voor de kantoorautomatisering wordt Office365 en de daarbij geldende principes als “alles in de cloud” als leidend erkend.

De GEO-Viewer leunt op een kernregistratie . Deze kernregistratie wordt in samenwerking met andere omgevingsdiensten bepaald en gevuld vanuit de VTH-Oplossing. Belangrijke data is daarmee in kopie ook beschikbaar in de kernregistratie en de GEO-Viewer.

Voor de VTH-Oplossing is een Projectstartarchitectuur (Referentie [7] ) opgesteld, deze dient als uitgangspunt voor de verdere detaillering van het onderdeel VTH-Oplossing.

2.2.4 Genomen besluiten

De volgende besluiten zijn genomen, volgens de vaststellingsprocedure:

Archief

Het archief blijft bij het bevoegd gezag. Daarbij zijn er afspraken nodig over de stroom van documenten en informatie, waar informatie (centraal) bewaard wordt en wie deze beheert.

Een aantal zaken is van belang voor het vaststellen welke afspraken gemaakt moeten worden en welke hulpmiddelen ingezet moeten worden:

Hiervoor zijn de volgende afspraken gemaakt:

• Aanlevering en teruglevering van documenten geschied via het ketenportaal
• Er vindt in het ketenportaal via ZAKEN een uitwisseling plaats. Documenten die zich in die zaken bevinden worden (deels) raadpleegbaar / downloadbaar gemaakt (door aanpassing van de DATAEIGENAAR).
• Omgevingsdienst Twenten moet in staat zijn het archiefbeheer uit te voeren namens de opdrachtgever. Dit is een overdracht van taken die via facultatieve taken ingebracht kunnen worden bij Omgevingsdienst Twente

Opmerking:

Er zijn geen harde afspraken gemaakt over doorlooptijd tussen aanvraag (ODT) en aanlevering van de stukken. Wel is het volgende de praktijk: een Zolderzaak is in principe een zaak die voorzien wordt van alle benodigde stukken/documenten. Daarnaast levert een aantal bevoegde gezogen geen stukken aan en wordt de vulling van de zolderzaak door de ODT (volledig of deels) zelf uitgevoerd (dit geldt/gold voor: Rijssen-Holten, Hengelo, Hof van Twente, Twenterand, provincie).

Afspraken zijn gemaakt door diverse ODT accountmanagers.

Er is dus geen sprake van heen en weer sturen van zaken. Middels een mail wordt een bevoegd gezag genotificeerd dat een zaak klaar staat (in het portaal) om opgehaald of gevuld te worden. De zolderzaak is de facto een aanvulling op het locatiedossier: het bevat (historische) zaakinformatie. Met de provincie loopt nu de uitvoering een Zolderzaak-vervangend project: relevante zaken worden alsnog ingevoerd.  

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken als uitgangspunt vraagt een diepere uitwerking, waarvoor de werkgroep een voorzet doet. Met het verdelen van taken ontstaat vaak ook een discussie over mandaat. Dit is een soort kip-ei probleem, want afhankelijk van de invalshoek volgt het een uit het ander. De werkgroep heeft vuistregels opgesteld aan de hand waarvan de discussie uniform gevoerd kan worden.

Deze vuistregels zijn:

• Mandaat volgt regie
• Regie bepaalt zaak (en dossier)
• Loketfunctie bij opdrachtgever
• Informatieverstrekking volgt regie

Dit houdt in dat:

Daar waar mandaat is gegeven en zelfstandig door de ODT een zaak afgehandeld wordt ligt de regie, communicatie en dossiervorming ook bij de ODT. Aan het einde wordt het dossier archiefwaardig opgeleverd aan de opdrachtgever.

Daar waar niet zelfstandig gewerkt kan worden, ligt de regie bij de mandaathouder. Dus bij een omgevingsvergunning met een klein milieuaspect, ligt de regie bij het bevoegde gezag. Het bevoegd gezag heeft de regie, voert de communicatie en vormt het archiefwaardig dossier. De ODT levert dan een (bindend) advies en het daarbij behorende werkdossier. Het bevoegd gezag verzorgt de informatieverstrekking.

In alle gevallen ligt de loketfunctie bij de opdrachtgever. In het geval van mandaat bij de ODT vindt er uitwisseling plaats tussen het loket van de opdrachtgever en de ODT.

In de projectstartarchitectuur VTH-Oplossing (Referentie [7] ) is daarbij de zaaktype catalogus van Omgevingsdienst Twente als leidend verklaard. De Zaaktype catalogus van ODT is afgeleid van de Omgevingswet Zaaktype Catalogus .

Omgevingsdienst Twente blijft zo dicht mogelijk bij de Omgevingswet Zaaktype Catalogus om zoveel mogelijk aan te sluiten op standaarden. Dit heeft als voordeel dat er weinig afgeweken wordt van waar leveranciers op aansluiten.

Pagina-einde